La gestion de la RFID convient le mieux aux entreprises qui effectuent un nombre important de transactions; les dossiers sont traités en plusieurs étapes ou se déplacent entre de nombreuses personnes à l'extérieur de la salle des dossiers; et les renseignements sont soumis à des restrictions de sécurité critiques. La nature non-contact, non-ligne de vue d'un système de suivi de fichiers RFID est l'un de ses principaux avantages dans ces situations parce que les étiquettes peuvent être lues rapidement et à travers de nombreux environnements visuellement et écologiquement problématiques. Les systèmes de codes à barres et les autres technologies de lecture optique n'ont pas cette capacité.

Les lecteurs RFID peuvent être placés à certains endroits dans une installation pour suivre le ou les articles qui ont transité par les emplacements, la direction dans laquelle les articles entrent et la date et l'heure du transport. Un des endroits les plus commodes pour un lecteur RFID est dans un cadre de porte parce qu'il élimine la nécessité pour le commis de la salle de fichiers de scanner chaque enregistrement individuel ou vérifier manuellement les enregistrements. Cela permet également à tous les dossiers empilés ensemble d'être lus tout à la fois. Le même processus s'applique à la lecture des dossiers, puis à la boxe pour les relocalisations de fichiers.

Équipé d'un lecteur RFID universel qui lit et localise les documents étiquetés avec une LED spécifique et déclenche à distance la LED pour s'allumer afin que vous puissiez trouver le document dont vous avez besoin.

En outre, si les employés ont des badges avec des étiquettes RFID, alors «qui avait «quels articles» seraient suivis. Les badges nominatifs peuvent être utilisés pour surveiller et limiter le personnel à des emplacements physiques et/ou à des classifications d'actifs spécifiques.